根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》，结合期刊编辑部各期刊的实际情况，制定本制度。

一、主要内容与适用范围

期刊编辑部对各刊重要资料实行集中存档。由期刊编辑部指定专人负责存档工作。资料存档采用每期杂志刊出后相关资料集中存档和定期收集存档资料相结合的方式。

根据档案内容分为出版资质、出版流程、出版影响、出版工作、出版实物五类，在整理与归档中需要坚持纸质档案与电子档案并重，并根据不同特点进行专门、有序、规范、及时的保存。

各期刊的收、发和日常保存由各刊编辑部安排人员负责。需期刊编辑部集中存档的按时交给相关工作人员。

二、期刊纸质出版档案的整理与归档

1.出版资质类

出版资质类档案主要包括期刊出版许可证（正本和副本）、期刊全文数据库收录证书、各类核心期刊入选证书、新闻出版主管部门和主管主办单位对于期刊创办、刊号变更、刊期变更、期刊更名、编委会成立及换届等重要的审批文件、批准函件等，指定专门的档案管理人员永久保存。期刊年度核验、办理变更手续时，需办理档案的借阅和归还手续。

2.出版流程类

出版流程类档案主要包括选题策划书（含选题审批表）、与著作权有关的各种作者署名协议（或署名申明）和著作权转让协议、原稿、审稿意见、所有校次清样、审读报告、稿费分发记录表、期刊发放记录表、样刊、期刊合集等。其中著作权转让协议要按当期的目次顺序编码，与目次页一起长期保存；其余此类档案一般保存2年，保存期满应逐一检查，将具有长期保存价值者另立档案保存，其余可销毁。

3.出版影响类

出版影响类档案主要包括期刊获得的获奖证书、获奖文件，上级管理部门、学术团体、媒体等外界涉及期刊的文字、报道，专业机构编制的期刊影响因子年报等各类报告，期刊被各种二次文献期刊转载、转摘、索引的原件复印件。以上档案中的纸质证书或文件应分年度长期保存，奖牌、奖杯类实物档案应设立展示柜以有条理地保存。

4.出版工作类

出版工作类档案主要包括期刊开展制度建设或编辑队伍建设的资料、数据、图片、文稿，主编或编辑参加学术会议的资料和图片，与兄弟单位交流的资料和图片，与承印机构、入编数据库或其他合作单位签订的合同、协议原件，上报上级机关的重要数据、报表原件备份稿，年度工作计划、工作总结、会议记录等。分年度长期保存。

5.出版实物类

在长期的办刊历程中，编辑部流传或保存下来的具有代表性的办公用具、友好交流的纪念品、不同历史时期的版样、社会知名人士的题词、上级领导批示的原件等实物，可长期保存，有助于后人了解当时的办刊条件、办刊氛围。

以上五类出版档案，应遵循的归档原则：先分类、再分年、后分期；统一管理，专人负责。首先确定档案是哪一类。同一类型的档案，应分年度、期次有序保存，与当期期刊有关的出版档案，尽量随当期文档一并保存。对于归档后要利用的文档，可以适当用复印、扫描、拍照等方式留存纸质或电子的备份，为后续利用提供方便，同时不影响原始档案的保存。

三、期刊电子出版档案的整理与归档

1.电子档案的保存内容和保存办法

每期出版后应保存的电子档案有：刊发的文章原稿、修改稿、定稿、目录、审读报告、审稿费稿费登记表、排版文件等所有反映期刊出版流程和出版内容的文件。以上所有文件均应与纸质文件在顺序、内容上保持一致。电子档案归档应以最终定稿付印的栏目顺序、文章数、文章顺序为准，可以使用数字序号的方式使电子文件的顺序与付印的顺序、数量完全一致。投稿系统应详细登记每一篇稿件的收稿日期、作者姓名、作者单位、稿件题目、学术不端文献检测系统重合率等信息，可以在备注栏注明最终是否被采用和采用的期次以及需要备注的各种信息。

其他需要保存的电子文件有：期刊社制订的规章制度、工作总结、工作计划、向新闻出版局提交的年度核验报告；每年度的数据报表，如年度收稿统计表、年度核验表、期刊基本情况登记表、年度载文情况统计表、执行编辑或责任编辑工作量统计表；每期的校对记录、编校质量自查记录表等；上级领导、学院领导关心与支持本部门工作的图片与消息，反映本部门对外交流与宣传、本部门工作的图片与消息（包括网页截图）；部门领导和成员参加学术交流活动的消息与图片；能够反映编辑处理稿件的有代表性的修改意见、选题报告，有代表性的作者来信，特别是专家学者对本刊的评价或来信，电子邮件要及时保存原信内容和屏幕截图，以及其他因工作产生的文档。

2.电子文件命名规范

与每期期刊相关的电子文件，一律存在一个文件夹中，命名规则为“年份加期次”，如2020年第1期文件夹，命名为“2020-01”，每篇稿件命名规则为“稿件顺序号+第一作者姓名”。收稿后命名的文件名应有文章编号、第一作者、文章题名等信息，如文章题名太长，可以简略表述，但应能反映文章内容。对于其他数据、报表、图片等文件，应该尽可能详细地命名文件名，同一文件在不同利用途径和利用方法之后产生的不同版本，应详细备注说明情况，以正确地区分。

电子档案一式两份存档，以免数据丢失。

五、本制度由期刊编辑部负责解释。

六、本制度自2021年3月1日起实行。